Case Study: Pharmaceutical Sector
MedPharmCo is a well-known player in the pharmaceutical industry, with a presence spanning over half a century. Its operations include the manufacturing and distribution of a wide range of pharmaceutical products, from everyday over-the-counter medicines to specialized life-saving drugs. The company has primarily grown through a series of acquisitions, MedPharmCo’s portfolio includes dozens of different entities operating worldwide.
Dr. Amgad Badewi
Chief Investigator
12 years of experience
Goodbye Legacy Systems
The significant growth the company has experienced has led to a variety of different operating procedures, cultures, and technologies across its various entities.
The entities continued to operate in isolation, each with its own legacy systems and processes, leading to duplicated efforts and inefficiencies. Moreover, the lack of standardized procedures prevented the company from leveraging its scale and posed challenges in managing its complex and widespread operations.
Another factor that exacerbated these issues was the regulatory environment. As a pharmaceutical company, MedPharmCo had to navigate a complex network of laws and regulations that varied across different jurisdictions. Ensuring company-wide compliance posed a significant challenge due to the lack of standardized processes and centralized oversight.
- Legacy systems
- Business rigidity
- Business resilience
- Significant waste (32% of operational costs)
- Productivity is 20% below the UK average.
- Compliance costs exceed 21% of revenue.
Ibis College
A dedicated office for managing digital transformation was established.
The Transformation Office was designed to be the central coordinating body overseeing the entire transformation process—from defining strategy and vision to coordinating with various departments and managing change.
The TMO was also expected to ensure that the transformation would not disrupt the organization’s daily operations or negatively impact the high standards of quality and safety for which MedPharmCo is known.
Results
The establishment of the TMO has significantly improved the efficiency and effectiveness of MedPharmCo’s operations.
The organization was able to reduce duplication, streamline processes, improve regulatory compliance, and foster a culture of continuous improvement.
The efforts of the TMO led to
- a 25% reduction in operating costs.
- a 30% increase in productivity.
- a 40% improvement in the organization’s compliance rating.
- a 15% reduction in waste (7Ws).
The TMO was led by IBIS College.
كان دور مكتب إدارة التحول (TMO) في شركة ميدفارمكو شاملاً ومتعدد الجوانب. صُمم المكتب لقيادة عملية التحول بأكملها وضمان توافقها مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
Strategic Planning
This included conducting an in-depth analysis of the company’s current operational procedures, identifying bottlenecks and inefficiencies, and setting clear transformation objectives.They developed a detailed roadmap that included timelines, key milestones, and clearly defined responsibilities for each phase of the transformation.
Stakeholder Engagement
لعب مكتب إدارة التحول دورًا محوريًا في ضمان تواصل منتظم وشفاف مع جميع أصحاب المصلحة، بمن فيهم الموظفون والقيادة وأعضاء مجلس الإدارة والمستثمرون. وحرص المكتب على إطلاع الجميع على تقدم عملية التحول، مما عزز الشعور بالشمولية والمسؤولية المشتركة في عملية التحول.
المراقبة والتطور
كان مكتب إدارة التحول مسؤولاً عن متابعة تقدم عملية التحول، باستخدام مجموعة متنوعة من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أثرها على الكفاءة التشغيلية، وتوفير التكاليف، والإنتاجية، والامتثال. وقد مكّنه ذلك من تحديد جوانب النجاح والجوانب التي تحتاج إلى تحسين، وإجراء التصحيحات اللازمة.
Standardization and Integration
أشرف مكتب إدارة العمليات على اختيار وتطبيق أنظمة تكنولوجية جديدة مصممة لتسهيل العمليات المتكاملة، وتحسين الكفاءة، ودعم اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات. وشمل ذلك تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
Standardization and Integration
شمل دور مدير إدارة العمليات تطوير وتطبيق إجراءات وعمليات موحدة في جميع أنحاء المؤسسة. وتضمن ذلك التعاون الوثيق مع مختلف الوحدات التشغيلية، وفهم إجراءاتها الحالية، وتحديد أفضل الممارسات، وتطوير إجراءات تشغيلية قياسية موحدة.
_Change Management
كان مكتب إدارة التغيير مسؤولاً عن إدارة الجانب الإنساني للتحول. وشمل ذلك تهيئة المؤسسة للتغييرات من خلال حملات التواصل، وتوفير التدريب والدعم للموظفين، ومعالجة مقاومة التغيير. كما أنشأ آلياتٍ لتلقي الملاحظات والرد على استفسارات الموظفين ومخاوفهم، ودمج الدروس المستفادة في العملية الجارية.
Project Management
لعب مكتب إدارة المشاريع دور مركز إدارة المشاريع، وتنسيق تنفيذ المهام المختلفة عبر مختلف الإدارات والكيانات في MedPharmCo. وتضمن ذلك إنشاء قنوات اتصال فعالة، وإدارة التبعيات بين المهام المختلفة، وحل النزاعات، وضمان سير أنشطة التحول في الموعد المحدد.
Another success story
The case of MedPharmCo serves as an excellent example of how IBIS Consultancy assisted one of its key pharmaceutical clients by establishing a Transformation Management Office. This initiative effectively led a wide-scale transformation in the sector. This case highlights the necessity of having a specialized team to manage the transformation process. It also underscores the importance of clearly communicating the vision, coordinating efforts, effectively managing change, and monitoring and evaluating results.
25%
Reduction
تكاليف التشغيل
30%
Increase
Productivity
40%
Improve the grade
Compliance with the organization
15%
Waste Reduction
(7Ws)
Customer feedback on the case study
كانت خدمات مكتب إدارة التحول (TMO) التي قدمتها شركة IBIS Consultancy قيّمة للغاية خلال عملية التحول الشاملة لشركتنا. وقد لعب فريقهم دورًا محوريًا في تحديد مجالات التحسين، ووضع إجراءات موحدة، وضمان التكامل السلس بين جميع أقسامنا. لقد ميّزهم احترافيتهم وتفانيهم حقًا.
ثيو جيمس
ساهمت خدمات إدارة التغيير التي تقدمها شركة IBIS Consultancy بشكل كبير في دفع عجلة التحول الشامل لمؤسستنا. وقد أدى تخطيطهم الدقيق وتنفيذهم المنظم ومراقبتهم الدقيقة إلى تحسينات كبيرة في كفاءتنا التشغيلية وامتثالنا للأنظمة. وكانت خبرة فريقهم في إدارة التغيير مبهرة بشكل خاص.
إميليا مونرو
نوصي بشدة بخدمات إدارة التغيير من شركة IBIS Consultancy. لقد لعب فريقهم دورًا محوريًا في توجيه عملية التحول لدينا، وتذليل العقبات، وضمان انتقال سلس. وكان التزامهم بالحفاظ على تواصل منتظم وشفاف مع جميع أصحاب المصلحة أمرًا جديرًا بالثناء.
براندن جريفيثس
We are here to answer all your questions.
If you have any further inquiries or need additional information, please don’t hesitate to contact us as soon as possible.
How long did it take to complete this project?
السنة الأولى:
الشهر 1-3: Strategic Planning
إجراء تحليل للعمليات الحالية
تحديد عدم الكفاءة والاختناقات
تطوير استراتيجية التحول وأهدافه
الشهر الثاني إلى الرابع: Stakeholder Engagement
ابدأ اتصالات منتظمة مع أصحاب المصلحة
إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع طوال العملية
الشهر 3-6: تطوير الإجراءات الموحدة
العمل مع الوحدات التشغيلية لفهم الإجراءات الحالية
تطوير إجراءات التشغيل القياسية الموحدة
الشهر الرابع إلى التاسع: اختيار التكنولوجيا
تحديد أنظمة التكنولوجيا اللازمة
بدء عملية الاختيار والشراء
السنة الثانية:
الشهر 1-12: تطبيق التكنولوجيا
تنفيذ أنظمة التكنولوجيا المختارة، مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
الشهر الرابع إلى الثاني عشر: _Change Management
إعداد المنظمة للتغييرات القادمة
تنفيذ حملات الاتصال وبرامج التدريب
الشهر 6-12: عمليات التحقق من الامتثال
التأكد من أن الإجراءات والأنظمة الجديدة تتوافق مع اللوائح
السنة الثالثة:
الشهر 1-6: دمج العمليات
دمج العمليات عبر وحدات مختلفة
تنفيذ إجراءات موحدة
الشهر 6-12: المراقبة والتقييم
مراقبة تقدم التحول
تقييم الأثر باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية
Should we expect any business disruptions during the transformation process?
في الواقع، قد تحدث اضطرابات في العمليات التجارية نتيجةً لعملية الانتقال. ومع ذلك، فإن مستشارينا على دراية تامة بهذه الاضطرابات المحتملة. نقوم بتقييم وإدارة مستويات جاهزية الموظفين وأصحاب المزايا قبل وبعد الانتقال. كما ندير المواقف والانطباعات والمعتقدات والقيم. فبدون الإدارة الفعّالة لتصورات أصحاب المصلحة ومواقفهم وقيمهم ومعتقداتهم ومعاييرهم قبل الانتقال، سيكون تحقيق تحول سلس أمرًا مستحيلًا.
نستخدم أنظمة إدارة استمرارية الأعمال وإدارة المخاطر لضمان انتقال سلس. علاوة على ذلك، تُساعدنا أدواتنا ومنهجياتنا الفعّالة لإشراك أصحاب المصلحة على اتخاذ إجراءات استباقية وإدارة المشكلات قبل وقوعها.
Why should an organization consider establishing a Change Management Office?
إن إنشاء مكتب إدارة التحول (TMO) يُساعد المؤسسات على ضمان تنسيق مبادرات التحول لديها، وتوافقها الاستراتيجي، وتنفيذها بفعالية. فهو بمثابة مركز رئيسي لإدارة التغيير وتتبع التقدم، مما يجعل عملية التحول أكثر تنظيمًا وفعالية.
Does establishing a Transformation Management Office (TMO) guarantee a successful transformation?
مع أن إدارة التحول الرقمي تزيد بشكل ملحوظ من احتمالية نجاح عملية التحول، إلا أنها لا تضمن نجاحها. يعتمد نجاح التحول أيضًا على عوامل مثل جاهزية المؤسسة للتغيير، وجودة استراتيجية التحول، وعوامل خارجية مثل ظروف السوق.
